Sous la responsabilité de la cheffe de section - Développement social et diversité, la personne titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel pour divers projets et comités. Elle effectue la planification des réunions, la prise de notes et la rédaction des comptes rendus, la création de sondages, la gestion des inscriptions et la préparation du matériel pour des événements et rencontres de travail. Elle veille aussi à la création et au suivi des bons de commande, des fiches budgétaires, en plus d’assurer l’accueil des participants et participantes lors des activités. Lapersonne titulaire du poste offre un soutien administratif aux organismes accrédités et effectue les tâches administratives reliées aux besoins de l’ensemble du service.

1. Tâches opérationnelles

1.1. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique et donner les informations, référer les appels aux personnes concernées et prendre les messages ;

1.2. Accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux, s’enquérir du but de leur visite, les diriger vers la personne susceptible de les aider, fournir des renseignements nécessaires aux différentes demandes et effectuer les réservations relatives aux locations de salles et aux plateaux sportifs ;

1.3. Participer à la préparation des périodes d’inscription et effectuer les inscriptions aux diverses activités du Service des loisirs et de la culture et de certains organismes accrédités ;

1.4. Rédiger, préparer et traiter la correspondance, les sommaires décisionnels, les rapports, les documents destinés au public, les procès-verbaux, les notes de service, les réquisitions d’achats et autres à partir de brouillon ou d’un ensemble de données et selon les directives reçues ;

1.5. Offrir un soutien administratif aux organismes accrédités ;

1.6. Effectuer les tâches administratives reliées aux cours de natation et entrer en communication avec la clientèle au besoin ;

1.7. Élaborer, compiler et faire la saisie des données, des statistiques et d'autres renseignements, compléter des formules, des tableaux et d’autres documents, faire des calculs simples avec l’aide des logiciels disponibles et effectuer des recherches lorsque requis ;

1.8. Rechercher, collecter et valider les informations nécessaires au traitement, à la conception et à la rédaction de rapports, de la facturation et de la correspondance et assurer le suivi des dossiers ;

1.9. Contribuer au bon fonctionnement administratif et logistique du Service des loisirs et de la culture en assurant la liaison entre le secrétariat, les organismes accrédités et les divers services afin d’assurer le respect des directives et des échéanciers en ce qui a trait aux ordres de travail émis ;

1.10. Estampiller, trier le courrier et donner suite à certains documents ;

1.11. Surveiller l’agenda et faire les arrangements pour la tenue des réunions, conférences et autres ;

1.12. Effectuer le classement des documents et s’assurer du suivi et de la tenue à jour de certains dossiers ;

1.13. Vérifier la papeterie, les fournitures du service et s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante.

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2. Autres

2.1. Respecter les exigences en matière de santé et sécurité du travail ;

2.2. Agir à titre d’intervenante ou intervenant lors de mesures d’urgence lorsque requis ;

2.3. Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.