Sous la responsabilité de la Direction générale, la personne titulaire de ce poste accueille les personnes qui se présentent à l’hôtel de ville, les oriente vers le service susceptible de les aider, répond aux demandes de renseignements d’ordre général reçues en personne, par téléphone et par courrier électronique, transmet les appels aux personnes concernées et prend les messages. Elle traite la correspondance reçue à l’hôtel de ville et s’assure des envois postaux. De plus, elle tient à jour l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau, effectue le classement de certains documents et la mise à jour de certains dossiers. Par ailleurs, elle effectue la perception des sommes versées à la municipalité et tient à jour les registres.

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1. Tâches opérationnelles
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1.1. Accueillir les personnes qui se présentent à l’hôtel de ville, s’enquérir du but de leur visite, les diriger vers le service susceptible de les aider et fournir des renseignements nécessaires d’ordre général sur la municipalité ;
1.2. Entretenir des relations courtoises avec la clientèle ;
1.3. Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique ;
1.4. Transmettre les appels et les courriers électroniques aux personnes concernées et prendre les messages ;
1.5. Estampiller, trier et distribuer le courrier ;
1.6. Effectuer le publipostage et procéder à l’envoi de documents par courrier ;
1.7. Encaisser et enregistrer les paiements des diverses taxes, droits, permis et toute autre redevance de la Ville ;
1.8. Tenir la caisse, produire les journaux d’encaissement, préparer les bordereaux et effectuer les dépôts à l’institution financière en collaboration avec le Service des finances ;
1.9. Offrir un soutien administratif à la Direction générale et à la mairie ;
1.10. Rechercher, collecter et valider les informations nécessaires au traitement, à la conception et à la rédaction de rapports, de la facturation et de la correspondance et assurer le suivi des dossiers ;
1.11. Effectuer la saisie et le traitement de textes nécessaires à la production de divers documents à partir de brouillon ou d’un ensemble de données et selon les directives reçues ;
1.12. Compiler et faire la saisie des données, des statistiques et d'autres renseignements, assembler des documents, remplir des formulaires, des tableaux et autres documents et faire des calculs simples avec l’aide des logiciels disponibles ;
1.13. Effectuer le classement des documents, le suivi et la tenue à jour des dossiers et répertoires selon les procédures et le système de classification en vigueur ;
1.14. Tenir à jour l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau pour l’ensemble des services de l’hôtel de ville, s’assurer qu’elles soient en quantité suffisante, préparer les réquisitions d’achat pour la Direction générale et les soumettre à la personne désignée aux fins d’autorisation.
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2. Autres

2.1. Respecter les exigences en matière de santé et de sécurité au travail ;
2.2. Agir à titre d’intervenant en cas de mesures d’urgence lorsque requis ;
2.3. Accomplir toute autre tâche reliée à ses champs de responsabilité.

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